Odpowiedzialność solidarna od 1 stycznia 2027 r. — co przygotować do końca grudnia? Lista 7 kroków

Od 1 stycznia 2027 r. nabywca usług z nowego załącznika nr 16 do ustawy o VAT może odpowiadać solidarnie za niezapłacony VAT usługodawcy — jeśli w momencie wykonania usługi wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że podatek nie zostanie zapłacony (art. 105a ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą z 4 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1270).

Do wejścia przepisów w życie zostało kilka tygodni. Ten poradnik nie powtarza teorii — to lista siedmiu rzeczy, które warto przygotować do końca grudnia, żeby pierwsze faktury z 2027 r. nie zaskoczyły działu zakupów ani księgowości.

Przepisy nie nakazują wprost weryfikacji kontrahenta. Przygotowanie pomaga jednak wykazać, że przy konkretnej usłudze nie było podstaw do podejrzeń, a w części przypadków pozwala w ogóle wyłączyć odpowiedzialność.

Lista kontrolna — siedem kroków przed 1 stycznia 2027 r.

Krok 1. Spisz dostawców usług i przypisz PKWiU

Zacznij od listy firm, od których regularnie kupujesz usługi: oprogramowanie, hosting, księgowość, doradztwo, reklama, badania rynku, prace badawczo-rozwojowe, agencje pracy, obsługa biura. Najprościej wyciągnąć ją z zestawienia kosztów za ostatnie 12 miesięcy.

Przy każdym dostawcy zapisz, jaką usługę faktycznie kupujesz i jaki ma ona kod PKWiU. Załącznik nr 16 obejmuje 12 pozycji — od 62.01 (oprogramowanie) do 82 (administracyjna obsługa biura). Jeśli nie masz pewności, zapytaj usługodawcę o klasyfikację — to on zna swoją usługę najlepiej.

Krok 2. Sprawdź, którzy dostawcy przekraczają progi

Odpowiedzialność nie dotyczy usług udokumentowanych fakturą, w której należność ogółem jest niższa niż 15 000 zł brutto. Wyjątek: gdy łączna wartość usług od jednego dostawcy, bez podatku, przekroczy w danym miesiącu 50 000 zł (art. 105a ust. 3 pkt 7).

Na liście z kroku 1 oznacz więc dostawców, u których:

• pojedyncze faktury wynoszą 15 000 zł brutto lub więcej,
• wiele mniejszych faktur w jednym miesiącu daje razem ponad 50 000 zł netto (typowe przy abonamentach i rozliczeniach godzinowych).

Ci dostawcy są priorytetem w kolejnych krokach. Pozostali — dopóki faktury są małe — nie wymagają dodatkowych działań z tytułu art. 105a.

Krok 3. Ustal, kiedy płacisz w split payment (MPP)

Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność solidarną (art. 105a ust. 3 pkt 6). Dla usług z załącznika nr 16 MPP jest dobrowolne — możesz go użyć, ale nie musisz.

W grudniu warto ustalić w firmie prostą zasadę, na przykład: „faktury od 15 000 zł brutto za usługi z załącznika nr 16 płacimy w MPP”. Sprawdź też, czy bankowość firmowa i program księgowy obsługują komunikat przelewu MPP. W komunikacie podaje się kwotę VAT, kwotę brutto, numer faktury (przy fakturze z KSeF — jej numer KSeF) i NIP usługodawcy (art. 108a ust. 3).

MPP da się zastosować tylko do faktury z wykazanym VAT i tylko przy płatności w złotych. Szczegóły i przypadki, w których MPP nie zadziała, opisujemy w poradniku o split payment przy usługach niematerialnych.

Krok 4. Sprawdź dostawców przed pierwszą płatnością w 2027 r.

Przy dostawcach z kroku 2, których nie zapłacisz w MPP, sprawdź przed pierwszą płatnością w 2027 r. co najmniej:

• czy firma istnieje i działa — wpis w KRS albo CEIDG, bez likwidacji, upadłości ani zawieszenia,
• status w Wykazie podatników VAT (biała lista) — czy jest czynnym podatnikiem VAT,
• czy rachunek z faktury jest w Wykazie na dzień zlecenia przelewu,
• kto może podpisać umowę w imieniu firmy,
• czy firma lub jej członkowie zarządu nie są na listach sankcyjnych.

Pełną listę z opisem każdego rejestru znajdziesz w poradniku „Jak sprawdzić kontrahenta — lista kontrolna”.

Krok 5. Ustal, co w transakcji jest „nietypowe”

Odpowiedzialność wymaga, aby nabywca wiedział albo miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że VAT nie zostanie zapłacony. Według art. 105a ust. 2 takie podstawy istnieją w szczególności wtedy, gdy okoliczności lub warunki transakcji odbiegały od zwykle występujących w obrocie — na przykład gdy cena była bez uzasadnienia ekonomicznego niższa od wartości rynkowej.

W praktyce warto, żeby osoba zatwierdzająca zakup zadała sobie kilka pytań:

• Czy cena wyraźnie odbiega od ofert innych firm za tę samą usługę?
• Czy dostawca prosi o zapłatę na rachunek innej firmy, osoby prywatnej albo za granicę?
• Czy firma powstała niedawno, a od razu wystawia faktury na duże kwoty?
• Czy umowę podpisuje osoba, której nie ma w rejestrze?

Odpowiedź „tak” nie przesądza o odpowiedzialności. To sygnał, żeby sprawdzić dokładniej albo zapłacić w MPP.

Krok 6. Ustal, jak i gdzie zapisujesz sprawdzenia

Znaczenie ma stan wiedzy w momencie wykonania usługi. Kontrola może przyjść kilka lat później — wtedy liczy się to, co da się pokazać z tamtej daty.

Wystarczy prosta zasada: przy każdym dostawcy z kroku 2 zapisuj datę sprawdzenia, wynik i źródło. Przy białej liście zachowaj identyfikator zapytania, który Wykaz podatników VAT podaje przy każdym wyszukiwaniu. Zapisy trzymaj w jednym miejscu — przy umowie albo w programie księgowym.

Krok 7. Przejrzyj faktury i zaliczki na przełomie roku

Nowy art. 105a stosuje się do usług, dla których obowiązek podatkowy powstał od 1 stycznia 2027 r. (art. 3 ustawy z 4 września 2026 r.). Liczy się obowiązek podatkowy, a nie data faktury.

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Usługę rozliczaną okresowo, np. w abonamencie miesięcznym, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu rozliczeniowego (art. 19a ust. 3). Gdy dostawca otrzyma zaliczkę przed wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy w części zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8).

Przy usługach wykonywanych na przełomie grudnia i stycznia ustal więc z księgową, która część rozliczenia przypada na 2027 r. — to ta część podlega nowym zasadom.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Krok 4 i część kroku 6 możesz wykonać w jednym miejscu. W serwisie Weryfikacja-Kontrahenta.pl wpisujesz NIP dostawcy, a system sprawdza oficjalne rejestry: Wykaz podatników VAT, KRS albo CEIDG, REGON, VIES i listy sankcyjne.

Do 31 grudnia 2026 r. raport podstawowy jest bezpłatny: wynik 0–100, alerty i RED FLAG widzisz od razu po sprawdzeniu, a PDF pobierasz do dokumentacji. Raport PDF ma numer, datę i godzinę każdego sprawdzenia, więc łatwo go dołączyć do dokumentacji zakupu.

Listę dostawców prowadzących jednoosobową działalność albo spółkę cywilną sprawdzisz naraz w pakiecie NIP-ów. Spółki z KRS sprawdzasz po jednym NIP-ie.

Raport nie wyłącza odpowiedzialności solidarnej. Pomaga udokumentować, co było wiadomo o dostawcy w dniu sprawdzenia.