Jak sprawdzić kontrahenta przed współpracą? Lista kontrolna: KRS, CEIDG, VAT i sankcje

Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe i biznesowe. Sprawdź krok po kroku, jak zweryfikować firmę w KRS, CEIDG, Wykazie podatników VAT, VIES i na listach sankcyjnych oraz jakie dokumenty warto zachować.

Przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem warto sprawdzić, czy firma rzeczywiście istnieje, kto może ją reprezentować, jaki ma status VAT oraz czy nie występują okoliczności wskazujące na podwyższone ryzyko współpracy.

Nie istnieje jeden, powszechny obowiązek przeprowadzania pełnej weryfikacji każdego kontrahenta. Jednak w określonych sytuacjach brak należytej staranności może prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych, a niektóre podmioty mają szczególne obowiązki weryfikacyjne wynikające z przepisów, np. ustawy AML.

Poniżej przedstawiamy sześć podstawowych kroków, które warto uwzględnić przed rozpoczęciem współpracy.

Lista kontrolna — sześć kroków weryfikacji

Krok 1. Sprawdź firmę w KRS lub CEIDG

Pierwszym etapem jest potwierdzenie danych rejestrowych kontrahenta.

W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) sprawdzisz m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, jawne i komandytowe. Z kolei CEIDG obejmuje przedsiębiorców będących osobami fizycznymi.

Przy spółce cywilnej należy pamiętać, że nie podlega ona odrębnemu wpisowi do KRS. Jej wspólników sprawdza się w CEIDG albo KRS, zależnie od ich formy prawnej. Dane identyfikacyjne samej spółki można dodatkowo zweryfikować w REGON.

Zwróć uwagę przede wszystkim na:

• zgodność nazwy, NIP-u i adresu z dokumentami kontrahenta;
• datę rozpoczęcia działalności;
• informacje o zawieszeniu, likwidacji lub upadłości;
• dane osób uprawnionych do reprezentacji;
• ewentualne istotne zmiany dotyczące firmy.

Ważne: sam wpis w rejestrze nie gwarantuje rzetelności kontrahenta. Potwierdza jednak określone informacje o jego statusie prawnym.

Krok 2. Zweryfikuj status VAT i rachunek bankowy

Wykaz podatników VAT, określany również jako biała lista, pozwala sprawdzić m.in. status rejestracji VAT oraz rachunki bankowe zgłoszone przez podatnika i ujawnione w Wykazie.

Weryfikacja rachunku ma szczególne znaczenie przy transakcjach między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł.

W określonych przypadkach zapłata na rachunek spoza Wykazu może skutkować wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów lub odpowiedzialnością solidarną za zaległości VAT dostawcy (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT oraz art. 117ba Ordynacji podatkowej).

Warto pamiętać o trzech zasadach:

• Liczy się wartość transakcji, a nie wyłącznie pojedynczego przelewu.
• Rachunek należy sprawdzić według stanu na dzień zlecenia przelewu.
• Brak rachunku w Wykazie nie zawsze oznacza nieprawidłowość. Przykładowo rachunki wirtualne nie są wykazywane jako odrębne rachunki rozliczeniowe, ale można weryfikować ich powiązanie z rachunkiem podatnika.

Jeżeli płatność podlega przepisom dotyczącym białej listy, a rachunku nie ma w Wykazie, negatywnych konsekwencji można w określonych przypadkach uniknąć dzięki zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP) albo złożeniu zawiadomienia ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Krok 3. Sprawdź numer VAT UE w VIES

Przy współpracy z przedsiębiorcami z innych państw Unii Europejskiej warto skorzystać z systemu VIES prowadzonego przez Komisję Europejską.

System pozwala zweryfikować ważność numeru identyfikacyjnego VAT UE, co ma znaczenie m.in. przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Wynik sprawdzenia warto zachować wraz z datą. Jeżeli system jest niedostępny lub zwraca błąd techniczny, nie oznacza to automatycznie, że numer kontrahenta jest nieważny. W takiej sytuacji należy ponowić weryfikację.

Krok 4. Ustal, kto może podpisać umowę

W przypadku spółek wpisanych do KRS sprawdź nie tylko skład zarządu, lecz także sposób reprezentacji.

Przykładowo, jeżeli do reprezentowania spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu, podpis jednego z nich co do zasady nie wystarczy do skutecznego działania w imieniu spółki na tej podstawie.

Umowę może jednak podpisać również odpowiednio umocowany pełnomocnik lub prokurent, stosownie do zakresu swoich uprawnień.

Przed zawarciem umowy warto więc ustalić:

• kto reprezentuje kontrahenta;
• czy wymagane jest współdziałanie kilku osób;
• czy osoba podpisująca działa na podstawie pełnomocnictwa lub prokury.

Jeżeli umowę podpisuje osoba niewskazana w rejestrze jako uprawniona do reprezentacji, nie oznacza to automatycznie braku umocowania. Warto jednak poprosić o odpowiedni dokument.

Krok 5. Sprawdź sankcje i ostrzeżenia

Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić, czy kontrahent nie jest objęty sankcjami, które mogą ograniczać lub uniemożliwiać określone transakcje.

W szczególności należy uwzględnić właściwe sankcje Unii Europejskiej oraz polską listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA.

W zależności od charakteru współpracy znaczenie mogą mieć również sankcje ONZ, amerykańskie OFAC oraz brytyjskie. Nie wszystkie zagraniczne listy mają jednak jednakowy zakres obowiązywania w Polsce.

Samo sprawdzenie nazwy firmy może być niewystarczające. Niektóre ograniczenia dotyczą także podmiotów należących do osób objętych sankcjami lub pozostających pod ich kontrolą, mimo że same nie figurują bezpośrednio na listach. W bardziej złożonych przypadkach warto więc przeanalizować strukturę właścicielską, korzystając m.in. z danych KRS i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Osobno można sprawdzić listę ostrzeżeń publicznych KNF, która nie jest listą sankcyjną, lecz zawiera informacje o określonych zawiadomieniach i postępowaniach dotyczących podejrzenia naruszenia przepisów rynku finansowego.

Potencjalne dopasowanie do osoby lub podmiotu znajdującego się na liście wymaga dodatkowego potwierdzenia. Sama zbieżność nazwiska albo nazwy nie przesądza o tożsamości.

Krok 6. Oceń warunki konkretnej transakcji

Nawet jeśli dane kontrahenta nie budzą wątpliwości, warto przeanalizować warunki planowanej współpracy.

Do sygnałów wymagających wyjaśnienia można zaliczyć:

• cenę znacząco niższą od rynkowej, bez uzasadnienia gospodarczego;
• żądanie zapłaty na rachunek osoby trzeciej;
• nagłą zmianę rachunku bankowego przed płatnością;
• propozycję rozliczenia gotówką z pominięciem obowiązujących przepisów;
• nieuzasadniony podział płatności lub faktur;
• brak jasnych ustaleń dotyczących przedmiotu i sposobu realizacji umowy.

Pojedynczy sygnał ostrzegawczy nie oznacza automatycznie, że kontrahent jest nierzetelny. Stanowi jednak podstawę do wyjaśnienia okoliczności przed zawarciem umowy lub dokonaniem płatności.

Ma to znaczenie również w związku z rozszerzeniem od 1 stycznia 2027 r. odpowiedzialności solidarnej za VAT na wybrane usługi niematerialne z załącznika nr 16 do ustawy o VAT. Nowe przepisy uwzględniają m.in. wiedzę nabywcy oraz nietypowe warunki transakcji (art. 105a ustawy o VAT).

Jak udokumentować weryfikację kontrahenta?

Przeprowadzenie sprawdzenia to jedno, ale równie ważne jest zachowanie informacji pozwalających później odtworzyć jego przebieg.

W dokumentacji współpracy warto przechowywać:

1. Wyniki sprawdzeń w KRS, CEIDG, Wykazie VAT i innych właściwych rejestrach, z datą ich wykonania.
2. Potwierdzenie weryfikacji rachunku bankowego, jeżeli jest wymagane dla danej płatności.
3. Dokumenty dotyczące reprezentacji, w szczególności pełnomocnictwa, jeśli były potrzebne.
4. Umowę i korespondencję określające warunki współpracy oraz wyjaśnienia nietypowych okoliczności.
5. Potwierdzenia realizacji transakcji i płatności, w tym ewentualnego zastosowania MPP.

Zakres dokumentacji powinien być dostosowany do rodzaju i wartości współpracy oraz zidentyfikowanych ryzyk.

Takie materiały mogą mieć znaczenie dowodowe przy ocenie należytej staranności, ale nie gwarantują automatycznie korzystnego rozstrzygnięcia podatkowego.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Samodzielne sprawdzanie wielu rejestrów wymaga czasu, szczególnie gdy przedsiębiorca współpracuje z większą liczbą dostawców.

Serwis Weryfikacja-Kontrahenta.pl umożliwia przeprowadzenie weryfikacji na podstawie numeru NIP, z wykorzystaniem danych oficjalnych rejestrów i list, m.in. KRS, CEIDG, Wykazu podatników VAT, REGON, VIES, list sankcyjnych oraz ostrzeżeń KNF.

Wyniki przedstawiane są w formie oceny punktowej od 0 do 100, alertów i informacji o okolicznościach wymagających uwagi.

Pełny raport PDF zawiera numer raportu, datę i godzinę sprawdzenia oraz informacje o wykorzystanych źródłach. W raporcie rozszerzonym można dodatkowo uwzględnić wybrane warunki planowanej transakcji, m.in. rachunek bankowy, sposób płatności i reprezentację kontrahenta.

Raport pomaga udokumentować weryfikację, ale nie zastępuje oceny rzeczywistego przebiegu transakcji, pełnej analizy powiązań właścicielskich ani wymaganych prawem procedur AML lub sankcyjnych.

Sprawdź kontrahenta przed współpracą i zachowaj potwierdzenie weryfikacji.

Podstawy prawne: art. 96b i art. 105a ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; art. 15d ustawy o CIT; art. 22p ustawy o PIT; art. 19 Prawa przedsiębiorców; ustawa z 4 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1270) oraz właściwe przepisy dotyczące sankcji.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej.