Czy weryfikacja kontrahenta jest obowiązkowa? Przepisy, konsekwencje i zmiany od 2027 r.

Czy weryfikacja kontrahenta jest obowiązkowa? Polskie przepisy nie nakładają na wszystkich przedsiębiorców ogólnego obowiązku sprawdzania partnerów biznesowych. Brak odpowiedniej weryfikacji może jednak wiązać się z poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Sprawdź, jakie zasady obowiązują obecnie i co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.

W polskim prawie nie ma jednego przepisu, który nakazywałby każdemu przedsiębiorcy przeprowadzanie pełnej weryfikacji kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy. Również od 1 stycznia 2027 r. taki powszechny obowiązek nie zostanie wprowadzony.

Nie oznacza to jednak, że sprawdzanie kontrahentów jest pozbawione znaczenia prawnego. Przepisy przewidują bowiem sytuacje, w których przedsiębiorca może ponieść negatywne konsekwencje podatkowe, m.in. utracić prawo do odliczenia VAT, nie zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów albo odpowiadać solidarnie za zaległości podatkowe dostawcy.

Czy istnieje obowiązek weryfikacji kontrahenta?

Co do zasady przepisy nie określają jednolitego zakresu czynności, które każdy przedsiębiorca musi wykonać przed zawarciem transakcji. Istnieją jednak szczególne obowiązki weryfikacyjne, wynikające m.in. z regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz sankcji gospodarczych.

Niezależnie od nich przedsiębiorca powinien uwzględniać ryzyka podatkowe związane ze współpracą z nierzetelnymi podmiotami.

Najważniejsze konsekwencje przedstawia poniższa tabela.

Ważne: samo nieprzeprowadzenie weryfikacji nie oznacza automatycznego powstania tych konsekwencji. Każda z regulacji przewiduje odrębne przesłanki zastosowania i określone wyłączenia.

Biała lista VAT — kiedy warto sprawdzić rachunek bankowy?

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, umożliwia sprawdzenie statusu podatkowego kontrahenta oraz określonych rachunków bankowych zgłoszonych przez podatnika.

W przypadku transakcji między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, zapłata na rachunek spoza Wykazu może prowadzić do negatywnych skutków podatkowych.

Zgodnie z art. 117ba Ordynacji podatkowej nabywca może w określonych przypadkach odpowiadać solidarnie za zaległości VAT dostawcy. Dodatkowo art. 15d ustawy o CIT i art. 22p ustawy o PIT przewidują ograniczenia w zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Przedsiębiorca nabywa sprzęt od czynnego podatnika VAT za 24 600 zł brutto (20 000 zł netto + 4 600 zł VAT). Całą należność przelewa na rachunek, którego nie ma w Wykazie podatników VAT.

Jeżeli spełnione są pozostałe warunki ustawowe i nie zachodzi żadne wyłączenie, kwota 20 000 zł może nie stanowić kosztu uzyskania przychodów. Nabywca może również odpowiadać za odpowiednią część zaległości VAT dostawcy, jeżeli taka zaległość rzeczywiście powstanie.

Negatywnych konsekwencji związanych z rachunkiem spoza Wykazu można jednak w określonych przypadkach uniknąć, m.in. poprzez:

• złożenie zawiadomienia ZAW-NR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zlecenia pierwszego przelewu na dany rachunek;
• dokonanie zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Należy również pamiętać, że znaczenie ma zasadniczo wartość całej transakcji, a nie pojedynczego przelewu. Przepisy mogą więc mieć zastosowanie także wtedy, gdy należność przekraczająca 15 000 zł jest regulowana w mniejszych ratach.

Należyta staranność a prawo do odliczenia VAT

Weryfikacja kontrahenta ma również znaczenie przy ocenie prawa do odliczenia VAT.

Z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w szczególności wyroków w sprawach Kittel i Recolta Recycling (C-439/04 i C-440/04) oraz Mahagében i Dávid (C-80/11 i C-142/11), wynika, że podatnik może zostać pozbawiony prawa do odliczenia VAT, jeżeli wiedział lub powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem podatkowym.

Jednocześnie organy podatkowe nie mogą wymagać od przedsiębiorców rutynowego kontrolowania rozliczeń podatkowych swoich dostawców.

Udokumentowana weryfikacja kontrahenta może stanowić istotny dowód dochowania należytej staranności, ale nie daje automatycznej ochrony. Konieczne jest również spełnienie pozostałych warunków odliczenia VAT, w tym rzeczywiste wykonanie transakcji.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?

Ustawa z 4 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270) rozszerza zakres odpowiedzialności solidarnej przewidzianej w art. 105a ustawy o VAT.

Od 1 stycznia 2027 r. odpowiedzialność ta obejmie również nabywców usług wymienionych w nowym załączniku nr 16, w tym wybranych usług informatycznych, hostingowych, rachunkowo-księgowych, reklamowych oraz doradczych.

Nabywca będzie mógł odpowiadać solidarnie za zaległości VAT usługodawcy, jeżeli w momencie świadczenia usługi wiedział lub miał uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że podatek nie zostanie zapłacony.

Przepisy przewidują jednak istotne wyłączenia:

• 15 000 zł brutto — odpowiedzialność nie obejmuje co do zasady usług udokumentowanych fakturą poniżej tej kwoty.
• 50 000 zł netto miesięcznie — wyłączenie dla mniejszych faktur przestaje działać, jeżeli łączna wartość usług z załącznika nr 16 nabywanych od jednego dostawcy w danym miesiącu przekroczy ten limit.
• MPP — zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność solidarną z art. 105a ustawy o VAT.

Przykład

Firma otrzymuje od jednej agencji reklamowej sześć faktur po 12 300 zł brutto, czyli po 10 000 zł netto każda.

Mimo że pojedyncze faktury nie osiągają 15 000 zł brutto, ich łączna wartość wynosi 60 000 zł netto. Oznacza to przekroczenie miesięcznego limitu 50 000 zł i brak możliwości skorzystania z wyłączenia przewidzianego dla mniejszych faktur.

Nie oznacza to jednak automatycznej odpowiedzialności. Konieczne jest spełnienie pozostałych przesłanek ustawowych. Zapłata w MPP może natomiast wyłączyć odpowiedzialność solidarną z art. 105a.

Nowe zasady będą stosowane do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r.

Jak ograniczyć ryzyko podatkowe?

Choć przepisy nie wprowadzają powszechnego obowiązku weryfikowania każdego kontrahenta, warto stosować kilka podstawowych zasad:

1. Przed rozpoczęciem współpracy sprawdź dane kontrahenta w KRS lub CEIDG oraz jego status w Wykazie podatników VAT.
2. Przed dokonaniem płatności zweryfikuj rachunek bankowy, jeżeli transakcja podlega przepisom dotyczącym białej listy.
3. Przy usługach z załącznika nr 16 zwróć uwagę na nietypowe warunki współpracy i rozważ zapłatę w MPP.
4. Zachowaj dokumentację sprawdzenia — wyniki weryfikacji, datę jej przeprowadzenia oraz ewentualne wyjaśnienia kontrahenta.

Zakres czynności powinien odpowiadać charakterowi transakcji, jej wartości oraz zidentyfikowanym ryzykom.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Serwis Weryfikacja-Kontrahenta.pl umożliwia sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP, korzystając z danych pochodzących z oficjalnych rejestrów i list, m.in. KRS, CEIDG, REGON, Wykazu podatników VAT, VIES oraz list sankcyjnych.

Wyniki prezentowane są w formie oceny punktowej i alertów wskazujących okoliczności wymagające uwagi. Pełny raport PDF zawiera numer raportu, datę i godzinę weryfikacji oraz informacje o wykorzystanych źródłach.

Raport pomaga udokumentować sprawdzenie kontrahenta, ale nie zastępuje oceny konkretnej transakcji ani nie stanowi samodzielnej gwarancji dochowania należytej staranności lub wyłączenia odpowiedzialności podatkowej.

Sprawdź kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy i zachowaj potwierdzenie weryfikacji.

Podstawy prawne: art. 96b i art. 105a ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; art. 15d ustawy o CIT; art. 22p ustawy o PIT; art. 19 Prawa przedsiębiorców; ustawa z 4 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270).

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej.