Należyta staranność w VAT — co mówią wyroki TSUE i jak dokumentować weryfikację kontrahenta?

Należyta staranność w VAT może mieć kluczowe znaczenie dla zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sprawdź, czego oczekuje orzecznictwo TSUE, czym jest Metodyka Ministerstwa Finansów i jak prawidłowo udokumentować sprawdzenie kontrahenta.

Należyta staranność w VAT oznacza podejmowanie przez przedsiębiorcę działań, których można od niego racjonalnie oczekiwać w celu upewnienia się, że zawierana transakcja nie wiąże się z oszustwem podatkowym.

Jej znaczenie wynika przede wszystkim z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Kluczowe jest ustalenie, czy nabywca wiedział lub powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem w VAT.

Samo stwierdzenie nieprawidłowości u dostawcy nie oznacza automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT przez nabywcę.

Co o należytej staranności mówi TSUE?

Orzecznictwo TSUE wyznacza zarówno granice odpowiedzialności nabywcy, jak i zakres czynności, których można od niego wymagać.

Najważniejsze rozstrzygnięcia to:

Z orzecznictwa wynika zatem istotna zasada: nabywca powinien reagować na okoliczności wzbudzające uzasadnione podejrzenia, ale nie ma obowiązku zastępowania organów podatkowych w kontroli swoich kontrahentów.

Należy jednak pamiętać, że dochowanie należytej staranności nie zastępuje pozostałych warunków odliczenia VAT. Przykładowo samo posiadanie faktury i potwierdzenia weryfikacji dostawcy nie uprawnia do odliczenia podatku od usługi, która w rzeczywistości nie została wykonana.

Czym jest Metodyka Ministerstwa Finansów?

Ministerstwo Finansów opracowało dokument zatytułowany „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”.

Metodyka wskazuje okoliczności, które mogą mieć znaczenie przy ocenie, czy przedsiębiorca zachował odpowiednią ostrożność podczas współpracy z dostawcą.

Ważne są trzy kwestie:

• Metodyka dotyczy krajowego nabycia towarów. Nie obejmuje bezpośrednio usług, choć część przedstawionych w niej kryteriów może być przydatna również przy ich zakupie.
• Nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa. Nie stanowi zamkniętej listy czynności, które przedsiębiorca musi wykonać.
• Nie daje automatycznej ochrony podatkowej. Wykonanie wskazanych w niej sprawdzeń nie gwarantuje prawa do odliczenia, podobnie jak ich pominięcie nie oznacza automatycznie jego utraty.

Przy ocenie należytej staranności znaczenie mają wszystkie istotne okoliczności transakcji, w tym jej wartość, charakter i dotychczasowa współpraca z kontrahentem.

Co warto sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy?

Metodyka MF wyróżnia kryteria formalne, dotyczące samego kontrahenta, oraz kryteria transakcyjne, odnoszące się do warunków konkretnego zakupu.

W praktyce warto zwrócić uwagę na:

1. Status kontrahenta — czy działalność jest zarejestrowana w KRS lub CEIDG oraz jaki jest status podatnika w Wykazie VAT.
2. Sposób reprezentacji — czy osoba zawierająca umowę jest uprawniona do działania w imieniu kontrahenta.
3. Warunki transakcji — czy cena, zakres świadczenia i sposób realizacji odpowiadają realiom rynkowym.
4. Sposób płatności — czy rachunek bankowy i planowana płatność odpowiadają obowiązującym przepisom, w tym dotyczącym białej listy VAT i MPP.
5. Sygnały ostrzegawcze — czy występują nietypowe okoliczności, np. nieuzasadnione żądanie zapłaty na rachunek osoby trzeciej lub rażąco niska cena.

Pojedyncza nieprawidłowość nie musi świadczyć o nierzetelności dostawcy. Powinna jednak skłonić przedsiębiorcę do wyjaśnienia wątpliwości, zwłaszcza przy transakcjach o znacznej wartości.

Przy stałej współpracy warto również okresowo aktualizować weryfikację i reagować na istotne zmiany dotyczące kontrahenta.

Jak udokumentować weryfikację kontrahenta?

Samo sprawdzenie kontrahenta może okazać się niewystarczające, jeżeli po kilku latach przedsiębiorca nie będzie w stanie odtworzyć jego wyniku.

Dlatego warto przechowywać dokumentację pozwalającą ustalić co zostało sprawdzone, kiedy przeprowadzono weryfikację i jakie były jej rezultaty.

Przykładowa dokumentacja może obejmować:

• wyniki sprawdzenia w KRS, CEIDG i Wykazie podatników VAT, wraz z datami weryfikacji;
• potwierdzenie sprawdzenia rachunku bankowego, jeżeli jest to istotne dla danej płatności;
• umowę, zamówienie i korespondencję dotyczącą warunków transakcji;
• dokumenty potwierdzające rzeczywiste wykonanie usługi lub dostawę towarów;
• potwierdzenie płatności, w tym zastosowania MPP, jeżeli z niego skorzystano;
• wyjaśnienia dotyczące ewentualnych nietypowych okoliczności współpracy.

Dobrą praktyką jest wykonywanie podstawowej weryfikacji przed rozpoczęciem współpracy, a sprawdzenia rachunku bankowego — według stanu na dzień zlecenia przelewu, gdy wymagają tego przepisy.

Nie istnieje jeden dokument, który samodzielnie przesądza o dochowaniu należytej staranności. Znaczenie ma całokształt zgromadzonych dowodów.

Należyta staranność a odpowiedzialność solidarna od 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. odpowiedzialność solidarna z art. 105a ustawy o VAT zostanie rozszerzona na wybrane usługi niematerialne wymienione w nowym załączniku nr 16.

Nabywca może odpowiadać za zaległości VAT dostawcy, jeżeli w momencie świadczenia usługi wiedział lub miał uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że podatek nie zostanie zapłacony.

Przepisy przewidują m.in. wyłączenie dotyczące faktur poniżej 15 000 zł brutto, z zastrzeżeniem miesięcznego limitu 50 000 zł netto, oraz wyłączenie odpowiedzialności w przypadku zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Choć odpowiedzialność solidarna i odmowa prawa do odliczenia VAT opierają się na odrębnych przesłankach prawnych, udokumentowana weryfikacja kontrahenta może mieć znaczenie dowodowe w obu przypadkach.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Serwis Weryfikacja-Kontrahenta.pl pozwala sprawdzić kontrahenta na podstawie numeru NIP, korzystając z danych oficjalnych rejestrów i list, m.in. KRS, CEIDG, Wykazu podatników VAT, REGON, VIES, list sankcyjnych oraz listy ostrzeżeń KNF.

Wyniki prezentowane są w formie oceny punktowej i alertów wskazujących okoliczności wymagające uwagi.

Po odblokowaniu pełnego raportu otrzymujesz dokument PDF zawierający numer raportu, datę i godzinę weryfikacji oraz informacje o wykorzystanych źródłach.

Raport pomaga udokumentować przeprowadzone sprawdzenie kontrahenta, ale nie zastępuje oceny warunków i rzeczywistego przebiegu transakcji ani nie stanowi gwarancji dochowania należytej staranności.

Sprawdź kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy i zachowaj dokumentację weryfikacji.

Podstawy prawne i źródła: art. 86 i 88 ustawy o VAT; art. 105a ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą z 4 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1270); dyrektywa 2006/112/WE; wskazane wyroki TSUE; Metodyka Ministerstwa Finansów dotycząca nabywców towarów w transakcjach krajowych (wersja zaktualizowana w 2021 r.).

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej.