ZAW-NR — zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza białej listy. Termin 7 dni, instrukcja i skutki spóźnienia

ZAW-NR to zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek bankowy spoza Wykazu podatników VAT, nazywanego białą listą. Jego złożenie pozwala uniknąć określonych negatywnych konsekwencji podatkowych, które mogą wystąpić, gdy przedsiębiorca opłaci fakturę na rachunek nieujawniony w Wykazie.

Na złożenie ZAW-NR masz 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Dochowanie terminu może uchronić Cię przed wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialnością solidarną za zaległości kontrahenta w VAT.

Wyjaśniamy, kiedy warto złożyć zawiadomienie, jak prawidłowo obliczyć termin, jakie informacje należy podać oraz co zrobić, jeżeli termin już upłynął.

Kiedy należy złożyć ZAW-NR?

Złożenie ZAW-NR ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca dokonuje płatności na rachunek spoza Wykazu podatników VAT, a transakcja spełnia przesłanki określone w art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Chodzi o transakcje, w których drugą stroną jest przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Negatywne skutki dotyczące płatności na rachunek spoza Wykazu mogą wystąpić, jeżeli:

• dokonujesz zapłaty za transakcję o wartości przekraczającej 15 000 zł;
• dostawca towaru lub usługodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
• płatność dotyczy dostawy lub usługi potwierdzonej fakturą;
• zlecasz przelew na rachunek, który na dzień jego zlecenia nie figuruje w Wykazie jako rachunek właściwego kontrahenta;
• nie znajduje zastosowania żadne z ustawowych wyłączeń negatywnych konsekwencji.

Ważne: próg 15 000 zł odnosi się do wartości całej transakcji, a nie pojedynczej faktury lub przelewu.

Przykładowo, jeżeli umowa opiewa na 30 000 zł, ale zapłata następuje w trzech ratach po 10 000 zł, samo rozłożenie płatności na raty nie wyłącza stosowania przepisów.

Kiedy ZAW-NR nie jest potrzebny?

Nie każda płatność na rachunek spoza białej listy wymaga składania zawiadomienia w celu uniknięcia negatywnych skutków podatkowych.

Przepisy przewidują określone wyjątki, w szczególności gdy:

• Wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł — ograniczenia dotyczące rachunków spoza Wykazu nie znajdują zastosowania do transakcji nieobjętych art. 19 Prawa przedsiębiorców.
• Płatność została prawidłowo dokonana w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) — zastosowanie MPP pozwala uniknąć wskazanych skutków związanych z rachunkiem spoza Wykazu.
• Zapłata trafia na określony rachunek banku lub SKOK — dotyczy to między innymi rachunków wykorzystywanych do rozliczeń wierzytelności lub przekazywania należności dostawcom, jeżeli spełnione zostały warunki określone w art. 117ba § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej.
• Faktura dokumentuje określone transakcje zagraniczne — między innymi wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów, import usług lub dostawę towarów rozliczaną przez nabywcę.

Zawiadomienie nie jest również potrzebne wyłącznie z tego powodu, że dostawca korzysta z rachunku wirtualnego. Jeżeli system Ministerstwa Finansów potwierdza jego powiązanie z rachunkiem rozliczeniowym właściwego podatnika, nie należy automatycznie traktować takiego rachunku jako niezgłoszonego.

Odrębną kwestią jest płatność na rzecz przedsiębiorcy zwolnionego z VAT. Ograniczenie kosztów wynikające z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT odnosi się do faktur dokumentujących dostawy lub usługi dokonane przez podatników VAT czynnych.

Ile czasu jest na złożenie ZAW-NR?

Zgodnie z art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej zawiadomienie należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Przy obliczaniu terminu stosuje się zasady wynikające z art. 12 Ordynacji podatkowej.

Oznacza to, że:

1. Dnia zlecenia przelewu nie wlicza się do terminu. Pierwszym dniem jest dzień następny.
2. Termin obejmuje dni kalendarzowe, a więc również soboty, niedziele i święta przypadające w jego trakcie.
3. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin do wykonania czynności upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem ustawowo wolnym od pracy.

Przykłady liczenia terminu

W ostatnim przykładzie termin ulega przesunięciu, ponieważ 11 listopada jest dniem ustawowo wolnym od pracy.

Uwaga: decyduje dzień zlecenia przelewu, a nie data wystawienia faktury czy dzień wpływu środków na rachunek kontrahenta.

Czy ZAW-NR trzeba składać przy każdym przelewie?

Nie. Art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej odnosi się do zawiadomienia składanego przy pierwszej zapłacie należności przelewem na dany rachunek spoza Wykazu.

Oznacza to, że co do zasady wystarczy jednorazowe zgłoszenie takiego rachunku. Kolejne płatności na ten sam rachunek nie wymagają ponawiania zawiadomienia, jeżeli wcześniejsze zgłoszenie było prawidłowe i zostało dokonane w ustawowym terminie.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca 6 października 2026 r. dokona pierwszej płatności na rachunek kontrahenta spoza Wykazu i terminowo złoży ZAW-NR, nie musi ponownie zawiadamiać organu o kolejnej płatności na ten sam rachunek.

Inaczej będzie, gdy kontrahent wskaże nowy, niezgłoszony wcześniej rachunek. W takiej sytuacji należy ponownie ocenić obowiązek zabezpieczenia płatności i ewentualnego złożenia ZAW-NR.

Warto zachować potwierdzenie wcześniejszego zawiadomienia w dokumentacji współpracy.

Jakie dane trzeba wpisać w ZAW-NR?

Zakres danych wymaganych w zawiadomieniu określa art. 117ba § 4 Ordynacji podatkowej.

1. Dane podatnika dokonującego zapłaty

Należy wskazać numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) i adres siedziby.

W przypadku osoby fizycznej podaje się imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a jeżeli takiego miejsca nie ma — adres zamieszkania.

2. Dane wystawcy faktury

Zawiadomienie powinno zawierać dane identyfikacyjne wystawcy faktury, zgodne z fakturą, w szczególności numer identyfikacyjny, nazwę lub imię i nazwisko oraz adres.

3. Numer rachunku bankowego

Trzeba wskazać rachunek, na który dokonano zapłaty należności.

4. Kwota i data przelewu

Należy podać wysokość należności zapłaconej przelewem na wskazany rachunek oraz dzień zlecenia przelewu.

Przykład wypełnienia

6 października 2026 r. przedsiębiorca zleca przelew 24 600 zł brutto za usługę wykonaną przez czynnego podatnika VAT. Rachunek wskazany na fakturze nie figuruje w Wykazie podatników VAT.

W ZAW-NR należy wskazać dane płacącego, dane wystawcy faktury, numer rachunku spoza Wykazu, kwotę zapłaty 24 600 zł oraz dzień zlecenia przelewu — 6 października 2026 r.

Termin złożenia zawiadomienia upływa 13 października 2026 r.

Gdzie i jak złożyć ZAW-NR?

Zawiadomienie należy skierować do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty, a nie do organu właściwego dla wystawcy faktury.

Najprostszym sposobem jest skorzystanie z e-Urzędu Skarbowego.

ZAW-NR przez e-Urząd Skarbowy — krok po kroku

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego za pomocą dostępnej metody uwierzytelnienia, np. przez login.gov.pl.
2. Odszukaj usługę dotyczącą zawiadomienia ZAW-NR.
3. Wskaż podatnika, w którego imieniu składane jest zawiadomienie, jeśli system udostępnia Ci taką możliwość.
4. Uzupełnij dane kontrahenta, rachunku oraz dokonanej płatności.
5. Zweryfikuj poprawność informacji i wyślij zawiadomienie.
6. Zachowaj potwierdzenie skutecznego złożenia dokumentu.

ZAW-NR można również złożyć w inny prawnie dopuszczalny sposób, w tym w postaci papierowej.

Szczegółowe informacje dotyczące składania zawiadomienia znajdują się na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów — ZAW-NR.

Kto może podpisać ZAW-NR?

Zawiadomienie może podpisać sam podatnik, osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu albo odpowiednio umocowany pełnomocnik.

W przypadku spółek należy uwzględnić obowiązujące zasady reprezentacji.

Pełnomocnik może działać między innymi na podstawie pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) albo szczególnego (PPS-1), z uwzględnieniem zakresu udzielonego umocowania.

Zmiana od 1 października 2026 r.

Od 1 października 2026 r. obowiązuje nowy art. 117ba § 3a Ordynacji podatkowej, dodany ustawą z 29 maja 2026 r. (Dz.U. poz. 846).

Zgodnie z tym przepisem pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji udzielone na podstawie art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej obejmuje również upoważnienie do podpisywania ZAW-NR.

Oznacza to istotne uproszczenie dla przedsiębiorców korzystających z usług biur rachunkowych i pełnomocników podatkowych.

Należy jednak odróżnić zakres prawnego umocowania od technicznych uprawnień użytkownika w e-Urzędzie Skarbowym.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że do składania ZAW-NR w imieniu innego podatnika za pośrednictwem dedykowanej usługi e-Urzędu Skarbowego wymagane jest pełnomocnictwo ogólne PPO-1. W przypadku korzystania z pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji należy zatem zweryfikować dostępny sposób skutecznego złożenia zawiadomienia.

Co grozi za niezłożenie ZAW-NR w terminie?

Jeżeli podatnik zapłaci na rachunek spoza Wykazu i nie skorzysta z żadnego ustawowego wyłączenia, brak terminowego ZAW-NR może powodować dwa odrębne skutki podatkowe.

1. Wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodów

Na podstawie art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT oraz art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kosztu w części odpowiadającej płatności dokonanej na rachunek spoza Wykazu, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

Jeśli koszt został już wcześniej rozpoznany, podatnik powinien odpowiednio zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo — jeżeli takie zmniejszenie nie jest możliwe — zwiększyć przychody w miesiącu zlecenia przelewu.

Od faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. ta sankcja w PIT i CIT znika (ustawa z 18 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1371). ZAW-NR nadal chroni jednak przed odpowiedzialnością solidarną w VAT, więc przy rachunku spoza Wykazu warto go składać także po tej dacie. Szczegóły: Koniec sankcji w PIT i CIT za przelew spoza białej listy od 2027 r..

2. Odpowiedzialność solidarna za zaległości w VAT

Art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność solidarną nabywcy wraz z dostawcą lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części VAT proporcjonalnie przypadającej na daną transakcję.

Odpowiedzialność nie oznacza automatycznie konieczności zapłaty podatku wykazanego na fakturze.

Może ona znaleźć zastosowanie, jeżeli po stronie dostawcy lub usługodawcy rzeczywiście wystąpi zaległość podatkowa objęta zakresem tego przepisu.

Przykład: przelew na 24 600 zł brutto

Przedsiębiorca otrzymuje fakturę za usługę na kwotę 20 000 zł netto i 4 600 zł VAT.

Zapłata następuje na rachunek spoza Wykazu. Podatnik nie składa ZAW-NR w terminie i nie korzysta z innych ustawowych wyłączeń.

Przy założeniu pełnego prawa do odliczenia VAT i spełnienia pozostałych warunków rozpoznania kosztu, negatywne konsekwencje mogą obejmować:

• wyłączenie z kosztów podatkowych kwoty 20 000 zł;
• odpowiedzialność solidarną za zaległość kontrahenta w VAT w części przypadającej na tę usługę, potencjalnie do wysokości 4 600 zł.

Złożenie ZAW-NR po terminie nie zapewnia automatycznie ochrony przewidzianej dla terminowego zawiadomienia.

Co zrobić, jeśli termin 7 dni już minął?

Przekroczenie terminu nie oznacza, że w każdej sytuacji wystąpią obie opisane konsekwencje.

W pierwszej kolejności warto ponownie przeanalizować okoliczności płatności i ustalić, czy rzeczywiście znajdowały do niej zastosowanie przepisy dotyczące rachunków spoza Wykazu.

Należy w szczególności sprawdzić wartość transakcji, status VAT kontrahenta, charakter rachunku oraz ewentualne zastosowanie ustawowych wyłączeń.

Trzeba również zweryfikować, czy dany rachunek nie został już wcześniej skutecznie zgłoszony w ZAW-NR.

Jeżeli żadna z przesłanek wyłączających negatywne skutki nie występuje, należy ocenić konieczność korekty rozliczeń podatkowych oraz ryzyko odpowiedzialności solidarnej.

Na przyszłość bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie od kontrahenta rachunku znajdującego się w Wykazie albo — gdy przepisy i sposób płatności na to pozwalają — skorzystanie z MPP.

Ważne: ZAW-NR nie zastępuje obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Jeżeli faktura podlega obowiązkowemu MPP na podstawie art. 108a ust. 1a ustawy o VAT, niezastosowanie tego mechanizmu może wywoływać odrębne konsekwencje podatkowe, niezależnie od zawiadomienia o rachunku spoza Wykazu.

ZAW-NR a odpowiedzialność solidarna za usługi niematerialne od 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. rozszerzony zostanie zakres odpowiedzialności solidarnej nabywców określonej w art. 105a ustawy o VAT.

Na podstawie ustawy z 4 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1270) nowe regulacje obejmą określone usługi wymienione w załączniku nr 16, między innymi usługi informatyczne, hostingowe, rachunkowo-księgowe, doradcze, reklamowe i związane z zatrudnieniem.

Odpowiedzialność będzie mogła powstać, jeżeli nabywca wiedział lub miał uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że całość albo część VAT przypadającego na usługę nie zostanie wpłacona na rachunek urzędu skarbowego.

Znaczenie będą miały również ustawowe progi wartościowe: 15 000 zł brutto na fakturze oraz, w określonych przypadkach, 50 000 zł netto wartości usług nabywanych od jednego usługodawcy w danym miesiącu.

Nowe przepisy będą stosowane do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r.

ZAW-NR nie wyłącza odpowiedzialności solidarnej wynikającej z art. 105a ustawy o VAT.

Jest to odrębny mechanizm od odpowiedzialności związanej z płatnościami na rachunki spoza Wykazu.

Prawidłowa zapłata w mechanizmie podzielonej płatności stanowi natomiast podstawę wyłączenia odpowiedzialności na gruncie art. 105a ust. 3 pkt 6 ustawy o VAT, a także pozwala uniknąć wskazanych konsekwencji płatności na rachunek spoza białej listy.

Nie oznacza to jednak, że MPP może zostać zastosowany do każdego rodzaju płatności. Konieczne jest spełnienie warunków przewidzianych w ustawie o VAT.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Przed dokonaniem płatności warto sprawdzić kontrahenta oraz ustalić, czy wskazany rachunek znajduje się w Wykazie podatników VAT.

W serwisie Weryfikacja-Kontrahenta.pl możesz rozpocząć weryfikację przedsiębiorcy na podstawie numeru NIP.

System wykorzystuje dane z oficjalnych rejestrów, w tym Wykazu podatników VAT, KRS lub CEIDG, REGON, VIES oraz list sankcyjnych.

Do 31 grudnia 2026 r. raport podstawowy jest bezpłatny: wynik 0–100, alerty i RED FLAG widzisz od razu po sprawdzeniu, a PDF pobierasz do dokumentacji.

Raport rozszerzony umożliwia dodatkowo uwzględnienie numeru rachunku i wartości planowanej transakcji, co pomaga ocenić okoliczności istotne przed dokonaniem płatności.

Pełny raport PDF zawiera numer, datę i godzinę sprawdzenia, wykorzystane źródła oraz opis ustaleń.

Raport może stanowić element dokumentacji weryfikacji kontrahenta. Nie zastępuje jednak zawiadomienia ZAW-NR ani nie przedłuża ustawowego terminu jego złożenia.

Sprawdź kontrahenta, zanim zapłacisz fakturę.

Przejdź na Weryfikacja-Kontrahenta.pl i rozpocznij weryfikację od numeru NIP.