Płatność gotówką powyżej 15 000 zł między firmami — limit z art. 19 Prawa przedsiębiorców i skutki podatkowe

Płatności gotówkowe między przedsiębiorcami podlegają limitowi 15 000 zł. Zgodnie z art. 19 Prawa przedsiębiorców, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza tę kwotę, płatność powinna nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Co ważne, decyduje wartość całej transakcji, a nie pojedynczej faktury czy raty. Podzielenie należności na kilka mniejszych płatności gotówkowych nie pozwala zatem ominąć ustawowego limitu.

Naruszenie tego obowiązku może prowadzić do negatywnych konsekwencji w podatkach dochodowych, w szczególności do wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Wyjaśniamy, jak prawidłowo obliczyć limit, jakie skutki powoduje płatność gotówką i czy zapłata w ten sposób może mieć znaczenie dla odpowiedzialności solidarnej za VAT od 2027 r.

Co mówi art. 19 Prawa przedsiębiorców?

Zgodnie z art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

1. Stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca.
2. Jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Oznacza to, że ograniczenie obejmuje przede wszystkim transakcje pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), niezależnie od ich formy prawnej.

Próg 15 000 zł dotyczy wartości brutto transakcji, a więc obejmującej VAT, jeżeli występuje on przy danej sprzedaży.

Warto również pamiętać, że ustawowy limit musi zostać przekroczony. Transakcja o wartości dokładnie 15 000 zł nie podlega ograniczeniu z art. 19, natomiast transakcja na kwotę 15 000,01 zł już tak.

W przypadku transakcji wyrażonych w walutach obcych ich wartość należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Czy płatność gotówką powyżej 15 000 zł jest całkowicie zakazana?

Art. 19 Prawa przedsiębiorców ustanawia obowiązek korzystania z rachunku płatniczego przy transakcjach przekraczających wskazany limit.

Nie oznacza to jednak, że dokonanie zapłaty gotówką automatycznie powoduje nieważność umowy lub sprawia, że zobowiązanie wobec kontrahenta pozostaje nieuregulowane.

Najważniejszą bezpośrednią konsekwencją dla przedsiębiorcy dokonującego takiej płatności jest ograniczenie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Co istotne, przepis wymaga pośrednictwa rachunku płatniczego, a nie wyłącznie wykonania tradycyjnego przelewu bankowego.

Dlatego prawidłowo zrealizowana płatność kartą, powiązaną z rachunkiem płatniczym, również może spełniać wymogi art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Należy jednak odrębnie ocenić obowiązki wynikające z przepisów o mechanizmie podzielonej płatności (MPP), ponieważ nie każda bezgotówkowa forma płatności pozwala na jego zastosowanie.

Jak liczyć limit 15 000 zł przy ratach i kilku fakturach?

Jednym z najczęstszych błędów jest odnoszenie limitu do wysokości pojedynczej płatności zamiast do wartości całej transakcji.

Przepisy wyraźnie wskazują, że liczba płatności wynikających z jednej transakcji nie ma znaczenia.

Przykładowo przedsiębiorca kupuje urządzenie za 18 000 zł brutto, a sprzedawca proponuje zapłatę w trzech ratach po 6 000 zł.

Chociaż każda rata jest niższa niż 15 000 zł, wartość całej transakcji przekracza ustawowy limit. W konsekwencji wszystkie raty powinny zostać uregulowane za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Przykłady płatności gotówkowych

A co z umowami ramowymi i stałą współpracą?

Nieco bardziej skomplikowana jest sytuacja przedsiębiorców, którzy realizują wiele zamówień na podstawie jednej umowy ramowej.

Samo zawarcie jednej umowy nie musi oznaczać, że wszystkie późniejsze zakupy tworzą jedną transakcję w rozumieniu art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Znaczenie ma rzeczywisty charakter współpracy, w szczególności to, czy umowa określa jedno świadczenie o ustalonej wartości, czy przewiduje odrębne zamówienia i rozliczenia.

Przy umowach o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony istotne mogą być także przyjęte okresy rozliczeniowe.

Nie można jednak sztucznie dzielić jednej transakcji na kilka mniejszych zamówień wyłącznie po to, aby uniknąć płatności bezgotówkowej.

Jakie są skutki zapłaty gotówką powyżej 15 000 zł w PIT i CIT?

Konsekwencje podatkowe wynikają przede wszystkim z:

• art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT;
• art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z tymi przepisami podatnik nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztu w części, w jakiej płatność dotycząca transakcji objętej art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Wyłączenie dotyczy części kosztu odpowiadającej płatności gotówkowej, a nie automatycznie całej wartości transakcji.

Ta sankcja zostaje także od 2027 r. Ustawa z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371) znosi utratę kosztu za przelew spoza białej listy i za pominięcie split payment, ale nie za zapłatę gotówką powyżej 15 000 zł. Szczegóły: Koniec sankcji w PIT i CIT za przelew spoza białej listy od 2027 r..

Jeżeli zatem część należności zostanie prawidłowo uregulowana za pośrednictwem rachunku płatniczego, ograniczenie kosztów obejmie wyłącznie odpowiednią część przypadającą na płatność dokonaną z naruszeniem przepisów.

Przykład: część płatności gotówką, część przelewem

Przedsiębiorca kupuje usługę za 20 000 zł netto plus 4 600 zł VAT. Całkowita wartość transakcji wynosi 24 600 zł brutto.

Strony ustalają, że połowa należności zostanie uregulowana przelewem, a połowa gotówką:

• 12 300 zł — przelewem;
• 12 300 zł — gotówką.

Wartość całej transakcji przekracza 15 000 zł, dlatego również płatność w wysokości 12 300 zł powinna zostać dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Zakładając, że nabywca ma pełne prawo do odliczenia VAT, a wydatek spełnia pozostałe warunki uznania za koszt podatkowy, rozliczenie będzie następujące:

W tym przypadku wyłączenie dotyczy 10 000 zł, a nie 12 300 zł, ponieważ podatek VAT w wysokości 4 600 zł podlega w całości odliczeniu i nie stanowi kosztu podatkowego.

Co, jeśli wydatek został już zaliczony do kosztów?

Jeżeli przedsiębiorca wcześniej rozpoznał koszt, a dopiero później dokonał płatności gotówką z naruszeniem limitu, powinien odpowiednio skorygować rozliczenie.

Zgodnie z art. 15d ust. 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 2 ustawy o PIT podatnik:

• zmniejsza koszty uzyskania przychodów;
• jeżeli nie ma możliwości ich zmniejszenia — zwiększa przychody.

Korekty dokonuje się w miesiącu, w którym nastąpiła płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Czy ograniczenie dotyczy również środków trwałych i amortyzacji?

Tak. Przepisy dotyczące płatności gotówkowych znajdują zastosowanie również przy nabyciu lub wytworzeniu środków trwałych oraz nabyciu wartości niematerialnych i prawnych.

Wynika to z art. 15d ust. 3 ustawy o CIT oraz art. 22p ust. 3 ustawy o PIT.

Przykładowo przedsiębiorca kupuje maszynę produkcyjną za 60 000 zł i reguluje całą należność gotówką.

Nawet jeżeli maszyna zostanie prawidłowo wprowadzona do ewidencji środków trwałych, ograniczenie z art. 15d lub art. 22p należy uwzględnić przy podatkowym rozliczaniu jej wartości, w szczególności poprzez odpisy amortyzacyjne.

Nie oznacza to, że nabyty składnik majątku przestaje być środkiem trwałym. Negatywne skutki dotyczą możliwości podatkowego rozliczenia wydatku w części odpowiadającej płatności dokonanej z naruszeniem przepisów.

Czy kompensata również podlega limitowi 15 000 zł?

Nie każda forma uregulowania zobowiązania stanowi płatność w rozumieniu art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że ograniczenia dotyczące płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego nie obejmują co do zasady takich sposobów wygasania zobowiązań jak potrącenie wzajemnych wierzytelności (kompensata) czy wymiana barterowa.

Przykładowo dwie firmy mają wobec siebie wzajemne, wymagalne wierzytelności po 20 000 zł i dokonują skutecznego potrącenia.

Ponieważ nie dochodzi do płatności gotówkowej, samo potrącenie nie powoduje wyłączenia kosztów na podstawie art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT ani art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.

Konieczne jest jednak prawidłowe udokumentowanie rozliczenia i spełnienie warunków właściwych dla wybranego sposobu wygaśnięcia zobowiązań.

Płatność gotówką a biała lista VAT i ZAW-NR

Limit płatności gotówkowych oraz zasady płatności na rachunek z Wykazu podatników VAT są ze sobą powiązane, ale wynikają z odrębnych przepisów.

Art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT dotyczą płatności dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Z kolei art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT przewidują określone konsekwencje dokonywania przelewów na rachunki spoza Wykazu podatników VAT.

W tym drugim przypadku możliwe jest uniknięcie negatywnych skutków między innymi przez złożenie zawiadomienia ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu albo zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

ZAW-NR nie pozwala jednak przywrócić kosztów utraconych wskutek zapłaty gotówką.

Zawiadomienie dotyczy przelewu na rachunek spoza Wykazu, a nie płatności dokonanej z pominięciem rachunku płatniczego.

Dlatego przed dokonaniem transakcji przekraczającej 15 000 zł warto osobno zweryfikować wymagany sposób płatności oraz — jeśli zapłata nastąpi przelewem — numer rachunku kontrahenta.

Gotówka a odpowiedzialność solidarna za VAT od 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. rozszerzony zostanie zakres odpowiedzialności solidarnej określonej w art. 105a ustawy o VAT.

Na podstawie ustawy z 4 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1270) nowe regulacje obejmą również wybrane usługi wymienione w załączniku nr 16 do ustawy o VAT, w tym określone usługi informatyczne, księgowe, doradcze, reklamowe, badawczo-rozwojowe i związane z zatrudnieniem.

Odpowiedzialność nabywcy może powstać, jeżeli w momencie świadczenia usługi wiedział on lub miał uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że całość albo część VAT przypadającego na transakcję nie zostanie wpłacona na rachunek urzędu skarbowego.

Znaczenie mają również progi wartościowe. Odpowiedzialność jest co do zasady wyłączona dla usług udokumentowanych fakturą poniżej 15 000 zł brutto, chyba że łączna wartość określonych usług nabywanych od jednego usługodawcy w danym miesiącu przekroczy 50 000 zł netto.

Nowe zasady będą stosowane do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r.

Czy sama zapłata gotówką zwiększa ryzyko odpowiedzialności?

Sposób rozliczenia transakcji może być jedną z okoliczności branych pod uwagę podczas oceny wiedzy i należytej staranności nabywcy.

Sama płatność gotówkowa nie oznacza jednak automatycznie, że przedsiębiorca wiedział o zamiarze nieuregulowania VAT przez kontrahenta lub miał uzasadnione podstawy do takiego przypuszczenia.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy żądaniu gotówki towarzyszą inne nietypowe okoliczności, takie jak nieuzasadniona ekonomicznie, rażąco niska cena, próby ukrywania rzeczywistych stron transakcji albo sztuczny podział należności.

Takie sytuacje powinny skłaniać nabywcę do dokładniejszego sprawdzenia kontrahenta i warunków współpracy.

Dlaczego warto rozważyć MPP?

Art. 105a ust. 3 pkt 6 ustawy o VAT przewiduje wyłączenie odpowiedzialności solidarnej w przypadku zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Gotówka nie pozwala na zastosowanie MPP, ponieważ mechanizm ten wymaga odpowiedniego przelewu z wykorzystaniem rachunku VAT.

Jeżeli więc dana transakcja spełnia warunki zastosowania MPP, zapłata w tym mechanizmie może stanowić dodatkowe zabezpieczenie podatkowe.

Nie oznacza to jednak, że odpowiedzialność solidarna powstaje zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca nie zastosuje MPP. Muszą zostać spełnione także pozostałe przesłanki przewidziane w art. 105a ustawy o VAT.

Kontrahent prosi o gotówkę — co zrobić przed płatnością?

Jeżeli kontrahent proponuje zapłatę gotówką, szczególnie przy transakcji o znacznej wartości, warto zweryfikować kilka podstawowych kwestii.

1. Ustal wartość całej transakcji. Nie ograniczaj się do wartości pojedynczej faktury, zaliczki lub raty. Jeśli transakcja między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł, zastosuj sposób płatności zgodny z art. 19 Prawa przedsiębiorców.

2. Sprawdź rachunek kontrahenta. Jeśli planujesz przelew do czynnego podatnika VAT, zweryfikuj numer rachunku w Wykazie podatników VAT według stanu na dzień zlecenia przelewu, gdy przepisy dotyczące białej listy mają zastosowanie.

3. Ustal, czy wymagany jest MPP. Sprawdź, czy faktura dokumentuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT i czy spełnia pozostałe warunki obowiązkowego MPP.

4. Wyjaśnij nietypowe warunki płatności. Jeżeli kontrahent nalega na gotówkę pomimo ustawowego limitu, oferuje nieuzasadniony rabat albo proponuje sztuczny podział transakcji, poproś o wyjaśnienie i odpowiednio je udokumentuj.

5. Zachowaj dokumentację. Umowa, faktura, potwierdzenie zapłaty i wyniki weryfikacji kontrahenta mogą mieć znaczenie w razie późniejszej kontroli lub sporu.

Jak pomaga Weryfikacja-Kontrahenta.pl?

Przed dokonaniem płatności warto sprawdzić nie tylko jej wartość i sposób rozliczenia, ale również samego kontrahenta.

W serwisie Weryfikacja-Kontrahenta.pl możesz rozpocząć weryfikację przedsiębiorcy na podstawie numeru NIP.

System korzysta z oficjalnych źródeł, w tym Wykazu podatników VAT, KRS lub CEIDG, REGON, VIES, list sankcyjnych oraz listy ostrzeżeń publicznych KNF.

Do 31 grudnia 2026 r. raport podstawowy jest bezpłatny: wynik 0–100, alerty i RED FLAG widzisz od razu po sprawdzeniu, a PDF pobierasz do dokumentacji.

Raport rozszerzony umożliwia dodatkowo ocenę wybranych parametrów planowanej transakcji, w tym kwoty płatności, numeru rachunku oraz kwestii związanych z mechanizmem podzielonej płatności.

Pełny raport PDF zawiera numer, datę i godzinę sprawdzenia oraz informacje o wykorzystanych źródłach i dokonanych ustaleniach.

Raport może pomóc udokumentować weryfikację przeprowadzoną przed transakcją. Nie zastępuje jednak oceny prawidłowego sposobu płatności ani nie eliminuje ustawowych konsekwencji rozliczenia gotówkowego.

Sprawdź kontrahenta, zanim zapłacisz fakturę.

Przejdź na Weryfikacja-Kontrahenta.pl i rozpocznij weryfikację od numeru NIP.